档案扫描前必要的顶层设计

档案扫描开始之前首先要做的工作就是顶层设计，也就是对档案扫描有一个合理规划，这样能够保障我们的工作顺利、条理清晰，主要分为三个方面的内容。

一是协调好立档单位与档案馆之间扫描工作的分工。明确档案在立档单位扫描还是在档案馆扫描,以便于各单位做好自身工作任务的安排。

二是统筹好档案部门一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间的关系。扫描工作是一项常态化的任务,应该对本单位目前既有的工作量进行统筹,合理制定工作计划。如果工作量过大,必然会导致“赶工”现象,使扫描质量下降,同时还会影响和干扰正常的办公秩序;如果工作量制定过小,扫描速度赶不上档案移交进馆的速度,将会导致档案的积压,而且也会使这些档案无法得到及时、有效的利用。

三是规划好要进行扫描的档案之间先后顺序的关系。应该按照对档案利用需求的急缓程度进行扫描,利用需求大的档案优先进行扫描。