档案扫描工作的前期处理

档案部门所存储的档案一般都是采用“三点一线”的方式缝制后装在案卷盒内的。为加快档案扫描速度,以及确保扫描质量,一般将缝制好的档案拆开,以便于能用高速扫描仪进行扫描。

在拆线的过程中,应该谨防刀具划伤档案以及其他因素对档案产生的损伤。对于拆线的速度,应该与扫描速度相配合,一般拆完一卷扫描一卷,这样可以防止由于拆好的档案大量的堆积而造成档案混杂或丢失;亦可以两个人为一个小组,进行分工协作,一个人负责拆,一个人负责扫描。

同时,在前期处理中,还应该对先前档案整理的规范性进行检查,如文件名与目录是否对应、档号章填写是否正确、件内页数标注是否有误等,由于归档工作的不认真,在工作中上述错误现象极为普遍。