纸字版档案扫描流程

档案扫描的目的是将纸质档案用数据化处理的方式储存起来，这样可以更好地存储档案，同时也能够更方便的调用，下面介绍一下纸字版档案扫描流程。

(1)档案资料排序 按照局里要求，对每个档案类别分别资料排序。剔除多余及无用资料。

(2)档案原件敲页码 对每卷档案有效纸质进行3位数打码编页号。

(3)确定扫描范围扫描采用平板作业，全彩色扫描。大图纸单独扫描处理。

(4)扫描方式

①根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描、A3及以下页面采用A3快速平板扫描仪，任何档案幅面的大小都不允许采用高拍仪。

②纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描或无边距平板扫描仪方式;选择相应的扫描设备时必须保证档案不受损。

(5) 扫描格式在数字化之后文件存储上我们将在充分比较其他存储格式的情况下积极考虑带索引的PDF存储方式。

(6) 色彩模式

①扫描后的影像文件以扫描后的图像清晰、完整，档案内容信息与档案原件一致为准。

②为了满足档案局的登记备份要求，扫描全部采用彩色扫描。

(7) 扫描分辨率

①扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

②彩色扫描分辨率采用300dpi或以上，特别的纸张加大分辨率扫描，确保影像清晰度。

③扫描文档保持原档方向，保证扫描的比例尺为1：1

(8) 图像修正

①图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。

②每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致，不一致时应及时进行调整。

③要保证画幅上的图像、文字完整，清晰可读，由于操作不当引起的扫描后图像文件不完整或无法清晰识别时应重新扫描。

④对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数，尽可能使图像能清晰识别。

⑤对每个画幅进行纠偏处理，使其左右歪斜偏差小于2度。

⑥对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理，以符合阅读习惯。对于除文字内容外，纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。

(9) 文件命名库藏纸质档案的每一文件都有一个与之相对应的唯一档号，该档号也是每份文件图像的文件名，应按《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)中有关档号结构标准，建立每份文件的目录数据和文件名。命名标准其组成格式简单表述为：全宗号(3位);目录号(3位);案卷号(4位);文件起始页号(3位)。档号组成内容为：全宗号-目录号-案卷号每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的对接。每一卷JPG文件的档案索引内容与纸质档案卷内目录一致。

(10) 图像存储对不同数字化模式下的文件分别选择适合的存储格式，存储时压缩率的选择应以在保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减少存储容量为准则。提供网络查询的扫描图像也可以存储为CEB、PDF或者其他格式。

(11) 图片文件及目录及属性数据关联根据文件的档号将目录数据与图像文件进行对接，通过参看原文内容，看文件内容是否与数据所著录的内容一致，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。根据档案著录基础字段，保证档案系统能够使用基础字段查询，保证基础字段著录找准确，通过基础字段能够实现挂接。

(12) 数据抽检校对以抽检的方式检查已经完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件以及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检比率不得低于10%，数字化转换质量抽检的合格率达到99%(≥99%)予以验收通过，合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数*100%。

(13) 数据建库及数据备份档案扫描工程经检查验收合格后，应及时建立数字档案库，并及时进行备份，可通过数据库备份、异地存储备份和刻录光盘等方式实现。刻录光盘时应注意图像信息的完整，刻录完成后要进行质量检查。质量检查的内容有图像文件能否打开，文件数是否准确，防止刻录失败。合格的光盘用只读光盘复制两份，异地保存。

(14) 档案还原档案扫描工程结束后，需要将拆开的档案重新装钉，在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害，同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌，做到安全且无遗漏。

(15) 档案成果提交成品数据经验收合格后，需通过光盘和硬盘提交数据成果，并按照规定的存储格式进行存储。